niedziela, 13 listopada 2011

Jak zarządzać czasem 2 razy lepiej?


Czujesz się czasem przytłoczony swoim życiem? Wiele spraw wciąż przekładasz na późniejsze terminy, chcąc jak najbardziej odwlec czas wykonania? Masz ciągłe wrażenie, że jeszcze nie zrobiłeś wszystkiego co powinieneś? Jeśli tak, to znaczy, że źle zarządzasz swoim czasem!

Dlaczego czujesz się przytłoczony?


Aby rozwiązać problem najpierw warto przyjrzeć się przyczynie. Każda sprawa, którą masz załatwić siedzi gdzieś w Twojej głowie przypominając co jakiś czas: "Załatw mnie". Ten mechanizm jest idealny, gdy akurat idziesz przechodzisz koło sklepu, a sprawa: "kupić mleko", akurat odzywa się ze swoim: "załatw mnie".

Niestety takich spraw mamy zwykle w głowie kilkadziesiąt i są one nieco bardziej skomplikowane:

  • zrobić projekt X na studia / do pracy
  • kupić aparat fotograficzny przed wakacyjnym wyjazdem
  • zadzwonić do lekarza (ale dopiero o 15)
  • itd..
Trudność naszych spraw do załatwienia przejawia się w tym, że uwielbiamy załatwiać sprawę tu i teraz, tak aby móc od razu oznaczyć ją w mózgu jako: "w pełni zakończona", jeśli jest to w danej chwili niemożliwe (a większość spraw jest właśnie takich) nasz mózg tylko, w kółko wysyła nam przypomnienia: "załatw mnie", tworząc uczucie przytłoczenia i bezradności.

Aby nie czuć się przytłoczonym i bezradnym musisz mieć świadomość, że na daną chwilę wykonałeś wszystko co miałeś wykonać!

Podejście podstawowe
Przede wszystkim musisz wiedzieć jakie sprawy masz załatwić, nie tylko dzisiaj czy jutro, ale też za tydzień czy za rok. Każdą sprawę, która okresowo wysyła Ci informację: "załatw mnie" powinieneś gdzieś zapisać. Pozwoli to odciążyć mózg, i zamiast 50 "powiadomień" będziesz otrzymywał tylko 1 mówiące: "obejrzyj listę spraw do zrobienia". Stworzenie i utrzymywanie LISTY SPRAW DO ZROBIENIA to już gigantyczny krok naprzód.

Jeśli już korzystasz z listy spraw do zrobienia to zapewne zauważyłeś, że pomimo początkowej ulgi, uczucie przytłoczenia po pewnym czasie zaczyna powracać. Dzieje, się tak dlatego, że na liście masz prawdopodobnie kilkadziesiąt pozycji, z których większości nie możesz załatwić tu i teraz, a to tylko jeszcze bardziej rozdrażnia Twój mózg.

Podejście podstawowe - ulepszone
Lista spraw do załatwienia (LSdZ) jest idealnym narzędziem jeśli nie jest nadużywana. Pomyśl tylko jak się czujesz, gdy rano na kartce masz zapisane 5 rzeczy do załatwienia, a wieczorem wszystkie 5 pozycji jest skreślone. Czujesz, że załatwiłeś wszystko co miałeś załatwić. Czujesz ulgę.

Właśnie dlatego, jako pomoc w odciążeniu LSdZ pomoże nam KALENDARZ. Przejrzyj swoją listę spraw do załatwienia i wybierz z niej sprawy, które dotyczą konkretnej daty lub godziny. Przecież nie ma sensu, abyś przy każdym przeglądzie LSdZ czytał o tym, że za 2 tygodnie jesteś umówiony do dentysty. Od tej chwili wszelkie nadchodzące sprawy rozdzielasz na 3 kategorie:
  • coś co możesz zrobić tu i teraz - robisz to i nigdzie nie zapisujesz
  • sprawy dotyczące konkretnej daty lub godziny w przyszłości - zapisujesz w kalendarzu
  • sprawy do zrobienia jak najszybciej lub w wolnym czasie - zapisujesz na LSdZ
Nie wolno Ci żadnej sprawy pozostawić nieprzydzielonej. Gdy tylko pojawia się coś nowego, czego nie możesz zrobić od razu, wyciągasz kalendarz lub LSdZ i zapisujesz. Dzięki temu, żadna sprawa, nie ma prawa męczyć Cię swoim: "załatw mnie". Jedyne o czym musisz pamiętać, to regularnie zaglądać w te 2 miejsca, a uczucie przytłoczenia i bezradności będzie konsekwentnie znikać!

A jakie są wasze sposoby na utrzymanie w ryzach spraw przekrzykujących się: "załatw mnie"?
Jeśli artykuł Ci się podoba kliknij "lubię to", aby inni też mogli go przeczytać:
Dodatkowo zapisz mi swój adres email, aby nie przegapić nowych artykułów (nie wysyłam żadnego spamu/reklam itp.):
Twój email:

11 komentarzy:

george pisze...

Ja jeszcze dodałbym "kółkowe" oznaczenia na liście rzeczy - http://font.is/?p=790

Pomagają jeśli ma się kilka spraw które trzeba załatwiać "na raty"

Anonimowy pisze...

Kalendarz przede wszystkim. Ja osobiście staram się zawsze zaplanować cały tydzień, najczęściej siadam przed kalendarzem w niedzielę wieczorem.
Gdzieś czytałem o podziale na 4 kategorie:
- rzeczy ważne i pilne
- ważne i niepline
- nieważne i pilne
- nieważne i niepilne
Jednak w moim przypadku ten podział się nie sprawdził.

David Ciechanowicz pisze...

GTD = getting things done. Można do tego używać notesu, ale najlepiej sprawdzają się różne softy np.: na telefon. Na PC warto spróbować darmowego Thinking Rock

grzes pisze...

jak zobaczyłem początek to od razu skojarzyłem z notowaniem, ciekawe jakie są inne pomysły.

Anonimowy pisze...

Dodatkowo poszukiwane: charakter..motywacja , konsekwencja.
Paradoksalnie często im mniej czasu tym więcej czasu.

minion pisze...

Wydaje mi się, że autor pomoinął ważną kwestię - charakter danej osoby.
Są osoby ekstremalnie niezorganizowane, które wszystko odkładają na później zajmując się niepotrzebnymi sprawami. Takiej osobie nawet kalendarz nie pomoże.
Kalendarz i "to do list" może pomóc tym "średnio" niezorganizowanym.
A cała reszta, czyli zorganizowani, mają swój kalendarz od bardzo dawna.

BUKOSZ pisze...

Hmmm jeszcze trochę i ten blog będzie miał więcej wspólnego z psychologią niż ekonomią, a tak na poważnie. Wszystkiego w życiu można i należy się nauczyć. Trzeba odkryć w sobie i rozwijać mechanizm 'dążenia' do wszystkiego. Mówiąc krótko musimy się nauczyć żeby nam się chciało, wstać, iść do sklepu, wyjść z domu, ruszyć się, wyjechać coś zobaczyć. Obecnie społeczeństwo przechodzi degradację fizyczną i umysłową. Telewizja, gry, internet zajmują nam wolny czas, który powinniśmy nauczyć się wykorzystywać pozytywnie. Wszystkiego można się nauczyć ale informacja dla rodziców też jest prosta - zacznijcie wymagać czegoś więcej od swoich dzieci niż tylko nauki, nauczcie dzieci obowiązków. Każdy ma obowiązki tylko każdy ma inne, dzieci tez powinny mieć swoje. W przeciwnym razie za kilka pokoleń będzie masakra.

J pisze...

Wylaczam net i wchodze dopiero wtedy, gdy cos jest juz zrobione :)

Marcin pisze...

@J trudno tak załatwić sprawę "sprawdź pocztę".

BUKOSZ pisze...

Aaa co jeszcze jest ważne - Czasem nie można zarządzać, jedynie można zarządzać sobą w czasie!! w innym przypadku każdy mógłby dowolnie manipulować czasem i powyższy tekst nie miałby sensu.

Koli pisze...

Co do softów na telefon, to pisałem w notatniku sprawy, które są widoczne na ekranie, niestety zerkałem na niego zawsze za późno, ale kalendarz myślę, że to dobry pomysł i do rzeczy ważnych i pilnych napewno się nada. Muszę spróbować.

Jeśli po dodaniu Twój komentarz jest niewidoczny, upewnij się czy Twoja przeglądarka ma włączoną opcję obsługi ciasteczek (cookies).

Prześlij komentarz